Свертка 1с бухгалтерия. Что такое свертка информационной базы данных и для чего она нужна? Удаление данных прошлых периодов

Свертка информационной базы - процедура, с которой хорошо знакомы многие пользователи еще со времен платформы 7.7. В некоторых организациях данную процедуру мы проводили каждый год в назначенное время. Пользователи работали каждый год в базе, в которой имеются только остатки и движения за текущий год. По мере роста производительности железа и совершенствования платформы 1С, свертка базы не стала таким уж регулярным явлением. В связи с этим, в данном материале мы подробно рассмотрим, что же из себя представляет эта процедура, а также как ее проводить в различных конфигурациях 1С.

Свертка базы в 1С 8 - что это такие и для чего она нужна?

В процессе работы предприятия в информационной системе накапливается большое количество документов, справочников и других данных. Часть этих данных не представляет интереса в текущем периоде работы, к некоторым данным необходим доступ только в режиме чтения. При этом объекты хранятся в системе, замедляют ее работу в целом, увеличивают время архивирования (бэкапа), при этом, нет смысла сохранять прошлогодние данные ежедневно, если в них не вносилось никаких изменений. Конечно, работать в одной базе бывает необходимо с точки зрения анализа отчетов, выборки данных за большое период. Все зависит от конкретной ситуации в организации и используемой конфигурации. Например, при правильной постановке управленческого учета база в текущей, рабочей базе бухгалтерии предприятия нет смысла хранить данные за 3-5 лет. История операций всегда можно будет посмотреть в копии, все аналитические отчеты строятся в других продуктах. Какой же выход из этой ситуации - регулярно сворачивать базу один раз за определенный период времени.

При выполнении свертки, происходит формирование документов ввода остатков по регистрам на определенную дату (дату свертки) и удаление не используемых документов и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) до даты свертки, включительно (сворачиваемый период). Основные цели:

Увеличение скорости работы программы в пользовательском режиме;

Увеличение скорости работы при обновлении (изменении) конфигурации, а так же скорости проведения тестирования и исправления информационной базы;

Создание условий для удаления объектов учета, которые более не требуются пользователю;

Уменьшение размера информационной базы.

Общий порядок выполнения процедуры свертки

1.Создание резервной копии.

Независимо от используемых инструментов особенно важно создать резервную копию базы. Во-первых, это копия будет не просто архивом данных. Вполне возможно, ее сразу же потребуется развернуть на предприятии и предоставить доступ заинтересованным пользователям. Важно закрыть доступ на изменения в этой базе. Как сделать копию читайте

2.Настройка свертки.

На данном этапе необходимо указать год, на начало которого планируется свернуть информационную базу. То есть, если указать 2013 год, то будут удалены документы до 31.12.2012 23:59:59.

Установить дату запрета изменения данных. Флаг, указывающий на необходимость установки даты запрета на сворачиваемый период.

3.Формирование остатков.

Определение состава сворачиваемых объектов и способа свертки. Предусмотрены следующие действия с регистрами:

Не сворачивать - свертка объектов не производится;

Свернуть - сворачиваются объекты, предшествующие дате свертки;

Очистить - удаляются объекты, предшествующие дате свертки, при этом документы ввода остатков не создаются. Режим доступен только для регистров сведений.

4.Просмотр операций.

5.Проверка.

На данном этапе выводятся все созданные документы ввода остатков с возможностью их редактирования.

6.Удаление старых документов.

Удаляются все документы до даты свертки. В документах, у которых остались движения, устанавливается флаг "Ручная корректировка" и пометка на удаление не устанавливается.

Каким инструментом свернуть базу

К сожалению, не во всех даже типовых конфигурациях предусмотрена типовая обработка для выполнения свёртки.

На настоящий момент обработка есть только в следующих конфигурациях:

• Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0/ Бухгалтерия предприятия КОРП , редакция 3.0 (БП 3)
• Управление торговлей, редакция 11 (УТ 11)

Физически обработка есть, но воспользоваться и даже открыть ее не получится в следующих конфигурациях:

• ERP Управление предприятием (ERP)
• Комплексная автоматизация 2 (КА)

В комментариях в коде обработки мы прочитаем не очень оптимистичную фразу:

// Обработка используется только в УТ11

Соответственно, сама обработка только лишь "заглушка" для корректной работы БСП.

Отсутствует обработка в следующих типовых конфигурациях:

• Зарплата и управление персоналом 2.5, 3 (ЗУП)
• Управление нашей фирмой, редакция 1.6 (ранее Управление небольшой фирмой)

Таким образом, для данных конфигурация, а также для самописных конфигураций, вам придется выполнять свёртку самостоятельно. Также, вы можете заказать эту работу у профессионалов!

Таким образом, пользователю под силу выполнить свертку самостоятельно только в двух конфигурациях: Бухгалтерия 3, Торговля 11. Важно внимательно прочитать нашу инструкцию, справку к обработке и следовать всем рекомендациям помощника.

Обработку для свертки вы найдете в разделе Администрирование (или НСИ и администрирование). Подраздел "Сервис". Открываем обработку и внимательно выполняем все предварительные шаги.

Также можно просто написать "свертка" в окне поиска по разделам программы. Ниже представлено изображение как можно это сделать в Управлении Торговлей 11.

Для свертки следующих конфигураций:

• Управление производственным предприятием, редакция 1.3
• Бухгалтерия предприятия 2.0
• Управление торговлей, редакция 10.3

Вам понадобится внешняя обработка от фирмы 1С, скачать ее можно с сайта ИТС , в разделе обработки для платформы 8.2.

В других конфигурациях, например в УНФ, свертку своими силами произвести будет очень проблематично. По этой же причине обработки нет и в некоторых типовых конфигурациях. Дело в том, что не все данные можно корректно свернуть. Например, для зарплаты очень важно иметь информацию в регистрах для корректного расчета многих показателей. По сути, нужно четко представлять себе какой регистр можно сворачивать, какой нельзя, с каким могут быть сложности.

Для остальных конфигурация придется писать обработку самостоятельно, либо модифицировать существующие. У нашей команды очень большой опыт решения подобного рода задач и демократичные цены . На этапе изучения базы, мы сможем сразу озвучить вам итоговую сумму за данный вид работ.

В процессе свертки информационной базы данных в ней выполняются следующие действия:

• формируются документы ввода остатков на дату, когда осуществляется свертка;
• удаляются документы и движения по регистрам, которые были в программе до даты свертки включительно.

Свертка информационной базы данных позволяет:

• ускорить работу системы;
• уменьшить размер 1С ИБД.

ВНИМАНИЕ! Перед тем, как приступить к свертке информационной базы необходимо:

• выполнить предварительную тестовую свертку на копии рабочей 1С ИБД;
• если тестовая свертка завершилась успешно, только тогда можно приступать к свертке рабочей информационной базы данных, предварительно выполнив ее резервное копирование.

Для свертки информационной базы данных используется обработка для конфигурации (редакция 1.6), которая есть на диске . Для редакции 2.0 данная обработка не подходит, поскольку в ней нет документа «Корректировка записей регистров». Заказать можно у нас на сайте.

Заказать свертку

Пошаговая инструкция по свертки базы

• Сначала необходимо создать резервную копию информационной базы данных. Затем зайти в базу, используя режим 1С: Предприятие , и проверить все ли документы выполнены по закрытию месяца на дату свертки.
• Далее необходимо сделать отчет Оборотно-сальдовая ведомость за тот период, за который планируется произвести свертку базы.
• Используя команду «Открыть» (меню «Файл»), загружаем внешнюю обработку Свертка базы 2.0.
• Свертка базы осуществляется после нажатия соответствующей кнопки на нижней панели, в процессе чего выполняется удаление объектов за указанный в обработке период. Следует отметить, что выполнение процесса может длиться достаточно долго. После проведения свертки 1С ИБД корректировать и перепроводить документы за свороченный период ни в коем случае нельзя.
  Также нельзя не сказать, что если в процессе свертки имели место ошибки, из-за которых удаление объектов было прервано или выполнено не полностью, то это может привести к тому, что по некоторым регистрам итоги будут отключены. Этот факт в свою очередь делает невозможным получение итогов по некоторым регистрам. Просмотреть перечень регистров, по которым итоги отключены, можно на закладке «Регистры с отключенными итогами». Здесь же при необходимости можно включить итоги.
  Если процесс свертки прерывался в силу каких-либо причин, то перечень документов ввода остатков всегда можно восстановить, используя кнопку «Заполнить список» на закладке «Документы ввода остатков», указав интервал дат.
• Последний этап — удаление помеченных объектов. Его можно осуществлять, если все выше описанные этапы свертки успешно завершились.
  • В меню «Операции» нужно выбрать команду «Удаление помеченных объектов».
  • В верхней части окна содержится диалог с перечнем обнаруженных в 1С ИБД объектов, помеченных на удаление. Любой из них пользователь может открыть и просмотреть. С использованием пометок пользователь также может определить, какие объекты необходимо проверить на возможность удаления. Определить, есть ли ссылки на удаляемые объекты, поможет кнопка «Контроль». Тщательно проверив объекты для удаления, и не выявив ошибок, нужно запустить процесс удаления объектов, нажав кнопку «Удалить».

По окончанию свертки базы необходимо убедиться, что все прошло правильно. Для этого открываем Оборотно-сальдовую ведомость и сравниваем ее с той, которую сохранили до выполнения свертки. Если они идентичные, то свертка базы выполнена корректно.

Свертка базы данных - необходимая процедура, с которой сталкивается огромное количество пользователей ПО 1С. В процессе работы, база данных обрастает большим количеством документов, которые не представляют собой ценности в данный период времени. Для того чтобы исключить их из рабочего поля, но при этом сохранить для возможности обращения к ним в дальнейшем, их сворачивают. В данном материале мы дадим ответ на вопрос, что такое свертка и как правильно осуществляется данная операция.

Для чего нужна свертка?

Работа с информационными базами 1С во многих компаниях осуществляется на протяжении длительного количества времени, что в свою очередь приводит к увеличению размеров базы. Ее рост происходит еще быстрее в крупных организациях, осуществляющих большое количество операций. Кроме того, зачастую одна и та же база обслуживает несколько организаций. В данном случае ее размер может достигать больших значений. В некоторых случаях, база данных может достигать объема в 4-5 гигабайт, всего за несколько лет работы.

Такое положение дел приводит к некоторым сложностям, таким как:

• Замедление скорости работы с программой;
• Рост времени создания резервной копии базы данных;
• Накопления большого количества старых документов, которые могут мешать пользователю при работе с программой.

Существует и критический объем базы данных, при котором и вовсе работа с ней становится невозможной, так как программа просто не откроется. Для файловой базы критический объем равен 12 гигабайтам.

Для того чтобы избежать всех перечисленных выше проблем необходимо свернуть базу 1с. Суть этой процедуры заключается в уменьшении рабочего объема, путем осуществления архивации и компоновки прошлых документов, а также удаления той информация, которая является ненужной.

Как осуществляется свертка?

Чтобы сделать свертку базы данных, необходимо выбрать подраздел учета под названием «Администрирование». Затем, на панели действий следует найти группу «Сервис». В ней вы увидите кнопку, которая называется «Другие команды…». Именно на нее нужно кликнуть, после чего на экране появится специальная форма, на которой появится список последовательных операций. Дело в том, что для того, чтобы 1с свертка базы была выполнена правильно, следует осуществлять данную процедуру в несколько этапов. После успешного прохождения каждого этапа, соответствующий пункт в списке отмечается зеленым цветом.

Свертка базы 1с осуществляется в шесть ступеней:

1. Создание резервной копии;
2. Настройка операции;
3. Формирование остатков;
4. Просмотр операции;
5. Проверка;
6. Контроль старых документов.

Более детально рассмотрим каждый пункт по отдельности.

Создание резервной копии

Перед осуществлением любых операций над базой данных следует осуществлять резервное копирование, чтобы сохранить информацию в случае непредвиденных обстоятельств. Свертка информационной базы не является исключением, именно поэтому ее первым этапом является создание резервной копии.

Для того чтобы начать процедуру следует поставить флажок в соответствующем поле. Под ним находится два поля:

• Администратор - имя пользователя ИТС;
• Пароль для пользования услугами ИТС.

Ниже вам будет предложено выбрать каталог, в который будет сохранена резервная копия.

После этого, программа даст вам предупреждения, что для успешного резервного копирование следует перезапустить программу. Как итог, спустя некоторое время, длительность которого зависит от объема БД, резервная копия будет создана, пункт меню подсветится зеленым, и вам можно будет переходить к следующей операции.

Настройка

Данный этап является самым главным и определяющим, к нему следует подходить наиболее внимательно. Вам понадобится осуществить настройку осуществляемой процедуры. Она включает в себя определение следующих параметров:

• Период, к началу которого свернуться остатки;
• Количество и наименования организаций, по отношению к которым будет осуществлена свертка базы;
• Дата запрета на изменение данных.

Рекомендуется осуществлять процедуру сразу для всех организаций, которые обслуживает данная БД. Тем не менее, если это недопустимо по каким-то причинам, можно свернуть базу 1с и для определенных организаций. В таком случае, при появлении необходимости, свертку для остальных организаций можно сделать отдельно впоследствии. Также рекомендуется делать свертку к началу прошлого года, это наиболее эффективный вариант.

Формирование остатков

Формирование остатков представляет собой операцию по детальной настройке планируемой операции. В данном меню вам при необходимости нужно определить те регистры, которые следует обрезать. Они группируются по трем категориям:

• Бухгалтерские регистры;
• Накопительные регистры;
• Регистры сведения.

Просмотр операции

Данный пункт меню позволяет пользователю изучить подготовленные документы, чтобы в случае необходимости, можно было вернуть их назад до удаления. Кроме того, здесь имеется возможность открыть любой документ и внести в него изменения.

Проверка

Данный этап позволяет сделать отчеты по бухгалтерским, накопительным регистрам и регистрам сведения. Также можно получить всю информацию по бухгалтерскому и налоговому учетам. В правой части экрана находится кнопка, позволяющая осуществить настройку стандартного отчета.

Удаление старых документов

Название данного пункта говорит сам за себя. Здесь осуществляется удаление всех старых документов, которые вам более не нужны. В отличие от всей остальной информации, эти документы удаляются окончательно.

Чтобы избежать удаления документов, которые могут вам понадобиться в дальнейшем, на два предыдущих пункта следует обратить особое внимание

Заключение

Свертка базы - важнейшая процедура, которая в значительной степени упрощает работу в 1С программе. В данном материале мы подробно рассмотрели, как свернуть базу 1с. Процедура осуществляется в несколько этапов и не вызовет сложностей у подготовленного пользователя.

Уважаемый читатель, свертка - это не самое удачное решение в оптимизации базы данных 1С, гораздо быстрее и менее трудоемко перейти на SQL. В результате перехода на SQL вы сохраните доступ ко всем документам, увеличите скорость БД в несколько раз, и не потребуется ежегодно сворачивать базу и переживать о корректности переноса данных.

1С v7.7 считается устаревшей на данный момент, но есть компании которые до сих пор ей пользуются. Так как прогресс не стоит на месте, то большинство 1С-специалистов давно переквалифицировались на платформу 1С:v8 и забыли "семерку", следовательно и заниматься ей не хотят. В этой статье я расскажу вам о том, как свернуть базу (выполнить архивацию периода). Свертку базы я выбрал не случайно, дело в том, что у тех, кто сейчас пользуется "семеркой" конфигурации баз очень сильно изменены и стандартными средствами воспользоваться не получится. Данная статья будет написана опираясь на конфигурацию основанную на 1С: Торговля и Склад 9.2.

Лирическое отступление: Все обработки представленные здесь принадлежат своим авторам и я ни в коей мере не претендую на их авторство.

Введем обозначения:

1. Полная база - наша рабочая база, которую будем сворачивать.
2. Пустая база - база содержащая только константы и справочники.
3. База без документов - база содержащая в себе остатки, но не содержащая документы движения за период.
4. Свернутая база - база содержащая остатки и документы движения за период.

Итак, разработаем небольшой алгоритм для выполнения свертки базы:

1. Проверка информационной базы на ошибки;
2. Добавление в конфигурацию документа для работы с регистрами;
3. Создание копии информационной базы;
4. Удаление всех документов и периодических реквизитов из базы;
5. Формирование и перенос остатков из "Полной базы" в "Пустую";
6. Перенос документов осуществляющих движение за период свертки из "Полной базы" в "Базу без документов" ;
7. Проведение документов и восстановление последовательностей в "Свернутой базе".

А теперь каждый шаг по порядку с картинками и разъяснениями:

1. Проверка информационной базы на ошибки - данный шаг осуществляется в конфигураторе. (Администрирование - Тестирование и исправление).

Теперь нужно настроить процесс тестирования и исправления, для этого нажмем кнопку "Настройка":

Ставим все галочки как на картинках нажимаем "OK" и "Выполнить". Процесс тестирования и исправления достаточно долгий, особенно при большом размере базы. Будет казаться что всё зависло, но на самом деле все работает.

2. Добавление в конфигурацию документа для работы с регистрами - данный документ позволяет нам создать документ содержащий данные нужного нам регистра. Скачать документ можно . Внутри архива есть пояснение как добавить документ в базу, но я продублирую это здесь. Открываем конфигуратор и вызываем мастера объединений конфигураций (Конфигурация-Объединение конфигураций), откроется окно выбора файла конфигурации. Укажем путь к месту куда распаковали и выберем файл 1Cv7.MD.

Нам нужен только один документ, поэтому убираем все галочки кроме "Документы", проверяем что бы переключатели внизу окна стояли как на скриншоте и нажимаем "OK". Программа добавит документ и откроет конфигурацию. Теперь необходимо сохранить изменения, для этого нужно нажать кнопку "Сохранить" и принять изменения.

3. Создание копии информационной базы - здесь все банально, просто копируем каталог информационной базы (той, которую мы проверили и в которую добавили документ) в новый каталог и указываем к ней путь в окне выбора конфигурации 1С.

4. Удаление всех документов и периодических реквизитов из базы - для выполнения этой процедуры нам потребуется *.bat-файл. Скачиваем, копируем в папку с копией информационной базы и запускаем - данное действие позволит удалить все документы из базы. Следующим шагом необходимо запустить 1С в монопольном режиме в режиме 1С:Предприятие (Запустить нужно копию без документов), произойдет переиндексация базы. Теперь необходимо очистить базу от периодических реквизитов - для этого запустим тестирование и исправление базы в конфигураторе (аналогично пункту 1).

5. Формирование и перенос остатков из "Полной базы" в "Пустую" - что бы выполнить этот шаг, открываем "Полную базу" и формируем документ "ОстаткиПоРегистру" который мы интегрировали в конфигурацию. Документы нужно формировать на предыдущий за днем свертки день, например, если мы сворачиваем базу на 01.01.2011 то документы должны быть сформированы на 31.12.2010. Чтобы создать документ нам необходимо открыть общий журнал документов, нажать кнопку "Insert" на клавиатуре или "Ввод новой строки" в окне общего журнала.

Затем нужно выбрать документ "ОстаткиПоРегистру" и нажать "OK". Должна открыться форма документа, как показано ниже:

Теперь нам нужно сформировать остатки по каждому регистру нашей базы. Для этого выбираем нужный нам регистр в выпадающем списке и нажимаем кнопку "Заполнить", главное не забыть на какую дату формируем остатки. Если свертка базы выполняется на 01.01.11 то остатки формируем на 31.12.10. После заполнения документа нажимаем кнопку "Записать" и "Закрыть", документ проводить нельзя. Данную операцию необходимо проделать для каждого регистра вашей базы (нужный регистр выбираем из выпадающего списка, не забываем про дату). Все документы "ОстаткиПоРегистру" должны быть сформированы одним днем.

После формирования всех документов "ОстаткиПоРегистру" нам необходимо перенести их в "Пустую Базу". Для переноса нам потребуется вот обработка. Скачиваем, распаковываем и в "Полной Базе" открываем файл "Universal.ert" (Файл->Открыть-Universal.ert). Откроется окно как на рисунку внизу:

Теперь необходимо настроить обработку, для этого пошагово (как на скрине внизу) выполните все требования обработки:

Помните, что в обработке вы указываете путь к "Пустой Базе". После того, как вы выполнили все требования обработки на первой вкладке, переходим непосредственно к переносу остатков. Для этого переходим на вкладку "Документы", отмечаем единственный документ "ОстаткиПоРегистру" и устанавливаем дату на которую были сформированы документы.

Проверяем соответствия со скрином сверху, если все сходится, то нажимаем "OK" -> "Перенос документов".

Начнется перенос остатков в "Пустую Базу", после окончания переноса необходимо открыть нашу "Пустую базу" в которую были перенесены остатки и провести все документы "ОстаткиПоРегистру". Для этого открываем общий журнал документов, переходим на дату переноса (в нашем случае 31.12.10) и проводим все документы "ОстаткиПоРегистру".

7. Перенос документов осуществляющих движение за период свертки из "Полной базы" в "Базу без документов" - данный шаг выполняется как и предыдущий, с использованием обработки . Пользоваться мы ей уже умеем, поэтому делаем все как на скрине из пункта 6:

Переходим на вкладку "Документы", выбираем абсолютно все документы и устанавливаем диапазон дат с начала периода до текущего момента, в нашем случае с 01.01.11 до 13.10.11. Также устанавливаем переключатели "Вкл. помеченные на удаление" и "Вкл. проведенные" соответственно скриншота.

Следующим шагом будет переход на вкладку "Доп. настройки". На ней необходимо поставить галочки как на скриншоте, диапазон дат указываете свой:

После установки всех галочек и переключателей нажимаем "OK"->"Перенос документов" (скрин из пункта 6):

7. Проведение документов и восстановление последовательностей в "Свернутой базе" - по окончании переноса документов необходимо будет перепровести всю "свернутую" базу с начала периода по текущую дату (в нашем случаем 01.01.11-13.10.11). "Операции"->"Проведение документов":

P.S.: Решение проблем с документом "ОстаткиПоРегистру":

После публикации статьи мне на почту пришло очень много просьб с вопросами, почему же не заполняется документ "ОстаткиПоРегистру" и выдает ошибку. Что бы решить данную проблему и ответить на вопрос всем, оставлю здесь руководство по доработке документа.

1. Откройте конфигуратор и выберите документ "ОстаткиПоРегистру".

2. Откройте форму документа:

3. Нажмите кнопку "Новый" и добавьте нужное количество Ресурсов и Измерений.
а) Для ресурса настройки вот такие:

б) Для измерения настройки вот такие:

Для своей базы я создавал порядка 10 измерений и 9 ресурсов.

4. Откройте форму документа в конфигураторе и нажмите кнопку "Форма":

5. В открывшейся форме выделите табличную часть и нажмите кнопку показанную на рисунке "Добавить реквизиты":

6. В нижней части выделите все новые ресурсы и измерения и вставьте в документ:

7. После вставки сохраните документ.

P.S.: Если что-то непонятно, почта всегда открыта для вас!

P.P.S.: Процесс свертки периода, описанный в этой статье, не подходит для свертки бухгалтерских итогов. Для свертки бухгалтерских итогов следует использовать стандартную обработку wrap.ert, либо разрабатывать новую методику.

Начало года - идеальное время для свёртки базы

Со временем размер базы данных, особенно в крупных организациях, увеличивается. Когда база 1С ведется давно и занимает значительный объем, это приводит к замедлению работы.

Свёртка преследует следующие цели:

• Ускорить работу программы
• Сократить размер базы
• Очистить справочники от неактуальных записей

В чем помогает свертка

Если вы не планируете увеличивать количество рабочих мест в 1С (и покупать под них новый сервер), но вас не устраивает скорость работы 1С, стоит сделать свертку базы. Это снизит нагрузку на компьютеры. Можно будет отсрочить покупку нового железа для сервера или переход от файловой версии к SQL.

Кроме того огромные базы чаще дают сбой, “падают” и в общем работают весьма ненадежно.

Скрыть данные прошлых периодов

Свертка - хороший способ скрыть информацию о работе за прошлые годы. Данные будут просто отсутствовать в базе. Это надежнее ограничения прав доступа и паролей.

Избавиться от неактуальной номенклатуры и других записей

В процессе работы в базе 1С накапливается неиспользуемая номенклатура. Она мешает при оформлении поступлений и реализаций, при выборе товара из списка. Это приводит к ошибкам и пересорту. Кроме того большое количество позиций замедляет выгрузку на автономную кассы, например, во Фронтол,когда вместе с 3 тыс. используемых товаров выгружается ещё 10 тыс. неиспользуемых. Свернув базу, вы избавитесь от старых товаров. Мы вместе со сверткой используем обработку Удаление неактуальной номенклатуры.

Неудобства работы в свернутой базе

Документы и отчеты за “свернутый период” станут недоступны. Придется иметь отдельную базу за старый период и смотреть историю там, собрать в одном отчете данные за все время уже не получиться.

Как работает свертка

Суть мероприятия следующая: выбирается дата (идеальный вариант — начало года или квартала) к примеру 1 янв 2016. На эту дату делается «снимок» остатков по всем разрезам учета (остатки ТМЦ, взаиморасчеты с покупателями, поставщиками и комиссионерами, остатки по кассам и расчетным счетам), а полученные данные выгружаются в файлы на жестком диске. Затем на основе прежней создается новая информационная база, которая содержит все необходимые справочники (номенклатура, типы цен, единицы измерения, цены, контрагенты и договоры, банки и расчетные счета, склады, кассы, материально-ответственные лица и т.д.) и путем создания соответствующих документов ввода остатков в новую базу вводятся остатки по всем разрезам учета (на основе данных из файлов, сохраненных на жестком диске) на 01.01.2016. Остатки в новой и прежней базах сверяются. Их полное совпадение служит показателем успешности проведенной работы. Если же будут небольшие погрешности, то они легко исправляются «руками».

В итоге существенно увеличивается скорость работы и, что важнее всего, - снижается риск сбоев самой программы 1С:Предприятие.

Как сделать свертку базы

В идеальном мире свертка делается с помощью специализированных обработок от фирмы 1С, которые есть на диске ИТС как для 1С 7.7, так и для версий 8.2, 8.3. При этом программа создаст документы ввода остатков, пометит на удаление ненужные документы. Справочники можно будет удалить в том случае, если они не будут задействованы в оставшихся документах. Перед тем как проводить свертку базы, нужно восстановить последовательность документов.

Важно помнить, что свертка базы обработкой с диска ИТС может производится только с типовой конфигурацией. Иначе появятся ошибки, которые будут видны не сразу. Если у вас не типовая конфигурация, для свертки базы вам лучше обратиться к опытному специалисту 1С.

Сделать свертку самостоятельно более-менее возможно в бухгалтерии и практически нереально в торговле. И тому есть масса причин, например, может удалиться нужная информация и остаться ненужная. Пользователь при этом даже знать об этом не будет, т.к. не знает как проверить.

Свертка базы 1С:Управление торговлей

Говоря о свертке 1с управление торговлей, нужно упомянуть о проблемах, которые нам часто приходиться решать.

1. Часто в программе используются те регистры, которые не нужны. Например НДС (их там штук 7 регистров). Во-первых из-за них свертка идет дольше, а во-вторых они мешают удалению документов.

2. Если используются партии товаров. В этом случае это тоже не даст удалить ряд документов. Мы можем установить по среднему, или в вводе остатков заменить документ партии на вспомогательный документ — тем самым после перепроведения очистим ссылки на удаленные документы.

3. Взаиморасчеты по документам. Мы можем перезакрыть долги или также на начало ввода остатков повесить все на вспомогательный документ.

4. Есть целая куча регистров сведений (цена, списанные товары, доступ к документам, соответствия при обмене и т.д.), которые «держат» документы и справочники.

5. Стандартное удаление работает долго. А если элементов очень много — то вообще не справляется. Мы разработали свои, более быстрые обработки для удаления ненужных документов.

Стоимость свёртки

Стоимость зависит от сложности вашей конфигурации (розница — дешевле, комплексная — дороже) и объёма данных (стоимость свёртки базы в 3 Гига и 30 Гигов будет различаться).
Чтобы узнать стоимость - оставьте заявку. Мы свяжемся с вами, проанализируем вашу базу и определим окончательную стоимость.
Средний диапазон цен - от 8 000 до 15 000 руб.

Минусы и альтернативы свёртки

Однако, свертка - довольно радикальная операция, которая удаляет данные за предыдущие годы, заменяя их на документы ввода остатков.

Главный недостаток это то, что у вас появляется несколько баз. Например «База 2011-2012» и «База 2013».

И построить один отчет, где будут выведены данные 2012 и 2013 годов не получится. Станут недоступны такие полезные вещи, как анализ продаж товаров перед заказом у поставщика или сравнение, насколько в январе 2013 года определенных товаров продалось больше, чем в январе 2012-го.

Сворачивать базы действительно имеет смысл только в двух случаях:

1. если она действительно старая (хотя бы старше 4-5 лет)
2. если данные нужно не просто защитить (паролями например), а надежно скрыть (удалив её физически с компьютера)

Во всех остальных случая стоит обратить внимание на альтернативы.

Альтернатива: Отключить неиспользуемые модули

Даже если вы не используте некоторые возможности программы, это не значит, что она не тратит на них ресурсы вашего компьютера.

Таких потенциально ненужных, но ресурсоемких разделов программы не много:

• Контроль доступа на уровне записей
• Учет остатков по организациям (в дополнение к учету остатков по складам)
• Учет данных для книг покупок/продаж при том, что вы формируете их в бухгалтерии

Следующие возможности не используются у некоторых организаций, хотя назвать их ненужными конечно нельзя:

• Расчет себестоимости (для расчета прибыли от продаж, маржи)
• Расчет себестоимости в разрезе партий (при том, что в вашем достаточно расчета «по среднему»)
• Расчеты с клиентами в разрезе расчетных документов

Для примера я провел небольшое исследование. Взял базу фирмы, которая не использует возможности по расчету прибыли. Исходный размер базы — 1.6 Гб. После удаление записей, связанных с расчетом себестоимости размер базы уменьшился до 1 Гб. После удаления всех остальных неиспользуемых таблиц, размер снизился до 0.8 Гб.

Альтернатива: Убрать с глаз долой неактуальную номенклатуру и контрагентов

Производители постоянно обновляют свой товарный ассортимент. Из-за этого в справочнике товаров накапливаются позиции, которые больше никогда не будут продаваться.

Основное неудобство в том, что такие товары

• 1. мешаются в списке у менеджеров, которые оформляют поступление или реализацию. Это увеличивает вероятность ошибок и пересорта.
• 2. выгрузка на автономную кассы (во Фронтол например) происходит медленно. Т.к выгружается не 3000 позиций, которые стоят на полке, а еще 10 000 тех, которые уже несколько лет как не продаются.
• 3. если на кассе не используются штрих-коды и кассир выбирает товар из списка, то большой список также увеличивает вероятность ошибки и пересорта.

Эти конкретные проблемы легко можно убрать и без помощи свертки.

Достаточно добавить реквизит «Архивный» в номенклатуру и автоматически проставить его у тех товаров, по которым нет движений последний год или два.

Дополнительно такой неактуальный товар можно пометить на удаление, переместить в папку «_Корзина» и добавить к наименованию «яяя_», чтобы товар не мешался в поиске по первым буквам.

На этот случай у нас припасена обработка

Альтернатива: увеличить безопасность системы

Если данные нужно скрыть, то можно использовать некоторые уловки (например, разместить рабочую базу не в своем офисе, а на удаленном сервере. Возможно даже в другой стране. А для проверяющих подготовить локальную белую и пушистую базу). Но свернуть базу конечно проще.

В случае, если защититься нужно от своих сотрудников, то на помощь придет SQL-сервер и чёткая система доступа.

Альтернатива: увеличить мощность сервера

1С 8 совместно с SQL-сервером способна нормально работать с базами огромного размера. База в 20-50 ГБ это вообще не проблема, при условии достаточно мощного компьютера.